会議にも種類があることを知っていますか?目的に合わせて会議手法を変える!

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会議にも種類があることを知っていますか?目的に合わせて会議手法を変える!

Gonです。

以前、在籍した職場で印象的だったプレゼンテーションがありました。

そのプレゼンテーションのタイトルは「会議の基礎」というもので、内容はタイトルの通り、会議手法の分類や各自の役割について紹介したものになります。「え!?会議にも種類があるの!?」と思う方もいるかもしれませんが、会議も目的・テーマに合わせて変えていく必要があります。

会社によっては新入社員教育のなかで一通り習うような内容かもしれません。ちなみに、私が新卒入社した会社では、今回紹介するほど詳細な内容はありませんでした。特に、ブレストという手法を初めて知った時はまさに目から鱗でした。

会議手法の分類

会議手法の分類ですが、会議はおおまかに以下に分類されると言われます。

  • ブレインストーミング(ブレーンストーミング)型
  • 意思決定型
  • 命令指令型
  • コーチング型
  • 連絡型
  • 本質問題発見・解決型

それぞれに特徴がありますが、今回は太字で示した「ブレインストーミング型」、「意思決定型」、「コーチング型」の3手法に絞って、解説していきます。

 

①:ブレインストーミング(ブレーンストーミング)型

ブレインストーミングとは、アイデアを集めていき、有機的に繋げていく会議手法です。よくブレストと略されます。

例えば、チームを組んで新しい企画・プロジェクトを動かそうとする時に有効な会議手法です。それだけに限らず、仕事に行き詰った時にも、メンバーを招集し、それぞれの持つアイデアを集めて、解決策を導くヒントを得るなど使用する場面は多いと思います。

このブレストには4つのルール(原則)が決められています。

  1. 結論を求めない(判断しない)
  2. どんなアイデアも肯定する
  3. 質より量を重視する
  4. アイデアを結合し発展させる

つまり、ブレストは判断・結論を導くための会議ではなく、アイデアを結合し発展させるための会議なのです。

様々なバックグラウンド・経験を持った人たちが集まってテーマに沿って話し合いを始めようとしています。アイデアを出すこと(質より量)を重視し、「こんなつまらないアイデア言っていいのか?」と思うような奇抜で斬新なアイデアでも気兼ねなく発言できることがブレストの特長です。ホワイトボードなどを用意し、とにかく思いついたアイデアは片っ端から書いていくようにします。段々とアイデアが集まってくると、あとは有機的に結合させ、アイデアを変化させたり、足したり・引いたりすることで「全く新しいアイデア」を生み出すなど、クロージングの作業へと移っていきます。

私はこのブレストが好きです。ブレストは、若手・ベテランに関係なく平等に発言権が与えられる会議だからです。実際、エンジニアの仕事でもブレストは有効な会議手法であり、使用場面も多いと思います。

日本人は特に周囲を気にするため、通常の会議(ブレスト以外)では発言すること自体を躊躇してしまう傾向にあると思います。入社したての若手社員には、せっかく頭に浮かんだアイデアも、「的外れなことで、笑われたらどうしよう」と不安を抱え、結局発言できないまま会議が終わってしまったという経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。

 

②:意思決定型

意思決定型は、取り上げられる議題について、意見を集めて、意思決定をしていく会議手法です。

ブレストとは異なり、意思決定型の会議では「決める」ことを目的としています。従って、結論が何も出なければ、それは「会議」というのは名の「無駄な時間」であったということです。

この手の会議でよくあるのが「目的を見失う」ことです。

開始時には「目的」が明確でも、会議をしていくうちに目的を見失い、なかには全く別の話題で盛り上がってしまい、そのまま終了時間となるケースもあるでしょう。一日の労働時間は会社からしたら「コスト」ですから、会議の時間を含め、このコストを払うに相応しいパフォーマンスが期待されています。

意思決定を目的とする訳ですから、「会議には必要な人が参加していること」が重要です。

決定権を持たない人ばかり参加し、後から稟議する場合も想定されますが、会議を開始する時には必要な人が揃っていることは必ず確認します。

また、会議中には意見を発言しやすい雰囲気であったり、それを引き出すためのファシリテーション能力が必要です。このファシリテーション能力については、転職市場で強く求められているスキルであり、また別の記事で紹介したいと思います。簡単に言えば、会議等を円滑に進めるための能力のことです。発言しやすい雰囲気が作れたとしても、参加した各自が会議の目的(決めること)を達成することにフォーカスしていなければ意味がありません。リーダー・司会者の立場にある人の手腕が問われる場面とも言えます。

会議によって、何かしらの結論が出たならば、参加者に共有します。必要に応じて、会議後に各自の仕事へ活かせるように仕組みも構築していきます。

 

③:コーチング型

コーチング型は、部下に限らずですが「教育」を目的とした会議手法です。

私が在籍する会社でも、部署で定期的な勉強会を行っており、その際にはこのコーチング型の会議手法が活用されます。

参加者である部下からしたら、一方的にただ上司の話を聞くだけでは面白みがなく、退屈な時間で終わってしまいます。目的はあくまでスキルアップ等の能力開発(教育的な側面)にあるわけですから、このような会議手法では「教育」の効果を高めるため様々な工夫が必要です。

例えば、要所要所で参加者に質問を投げかけてみたり、後で教育の成果を知るためにレポートを提出させたり、確認テストをしてみるなどです。

 

会議参加者の役割

会議の参加者には3種類の役割があります。それぞれの会議手法に合わせて、多少の変化はありますが、おおまかに役割を把握しておくとよいでしょう。

  1. 意思決定者(責任者)
  2. 司会役
  3. その他の参加者

多くの場合、その他の参加者として各会議に参加することになるでしょう。

意思決定者の会議中の発言は、影響力が強く、たった一言でも会議の流れを変えてしまうほどです。

司会役は、その会議の主催者であることが多いですが、上司から任命されて司会役として会議に参加することもありえます。司会役は、参加者から意見やアイデアを引き出したり、会議の進行・流れ・時間も管理します。

その他の参加者は、その会議の目的に合わせて意見やアイデアを発言します。意思決定者や司会者と比べれば意見の影響力は小さいですが、会議において実のある議論をするためには重要なポジションであると言えます。

 

まとめ

いかがでしたか。

会議における手法の分類と役割について解説しました。

一日の労働時間に占める会議の時間の割合は人によって異なりますが、役職や階級が上がっていけばいくほど会議に時間を取られる場合が多いと思います。

短くも限られた時間内で最大のアウトプットを出すためには、会議手法を目的やテーマに合わせて変えていくも必要ですし、会議に参加する側も自分に求められる役割を正しく理解したうえで参加する必要があるのではないでしょうか。

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Gon
キャリアクエスト運営責任者。 20代のうちに転職を3回経験し、現在4社目。自身がキャリアに悩み、転職を繰り返した経験をベースに、同じようにキャリアへ悩む20代、30代に向けてキャリア開発支援、転職支援を行いたいと考えている。

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